E-pošta ima lahko negativen vpliv na produktivnost zaposlenih

produktivnost.jpgČe smo še pred leti vsi čislali e-pošto zaradi tega, ker nam je prinesla popolnoma nove dimenzije v komunikaciji in ker je zaradi njene hitrosti in enostavne uporabe v veliki meri vplivala tudi na samo produktivnost v podjetjih pa danes mnogim zaposlenim že močno najeda živce. Ne, pri tem ne mislimo na nezaželeno pošto (spam) in ostalo nepotrebno poštno navlako, temveč na pošto, ki jo prejemamo od sodelavcev. Nenadzorovana uporaba e-pošte in njeno razpošiljanje na vsemogoče naslove znotraj podjetja ima lahko namreč negativen vpliv na produktivnost zaposlenih. Zaradi tega se vedno več podjetij že sprašuje kako naučiti zaposlene, da bodo kar se da optimalno upravljali z elektronsko pošto.

Se tudi v vaši pisarni dogaja, da si sodelavci raje večkrat pošljejo e-pošto kot pa da bi odvrnili pogled od ekrana in se na hitro pogovorili o aktualni problematiki? Upam si trditi, da vas bo večina odgovorila pritrdilno. Tudi avtor tega članka se že nekaj časa dobesedno utaplja v morju oziroma bolje rečeno v oceanu sporočil, ki dnevno priromajo v e-poštni nabiralnik. Da trditev ni iz trte zvita je pokazala hitra analiza prejetih in odposlanih sporočil v Outlooku (glejte spodnjo tabelo). V povprečju dobrih 13 prejetih in 10 odgovorjenih sporočil na uro seveda ni malo in naravnost kliče po ukrepih. Kaj se pravzaprav dogaja z notranjo komunikacijo prek e-pošte v podjetjih?

<tabela>Statistika prejetih in odposlanih sporočil

Poglejmo hipotetično situacijo. Nekdo odpre temo, vključi 4 sodelavce med prejemnike (polje To), še kakšnim trem pa pošlje sporočilo v vednost (naslove doda v polje Cc), ker se mu pač zdi, da je dobro, da so tudi ostali obveščeni. In potem se začne. Nekdo nekaj malega dopiše in pošlje sporočilo na vse naslove, ki so v prvotnem sporočilo. Sledi odgovor na odgovor in vsak pošilja vsem. V kakšni uri nastane prava veriga mailov, ki velikokrat nima niti pravilnega vsebinskega zaporedja. Seveda se pri takšnem početju skoraj nihče ne vpraša ali je res nujno, da je toliko ljudi vključenih v komunikacijo, da niti ne omenjamo tega, da nihče ne pomisli koliko dragocenega časa odvzamejo tistim prejemnikom sporočila, ki se jih le-to neposredno sploh ne dotika. Problem je seveda v tem, da hote ali nehote preberemo vsa sporočila poznanega izvora, ki so priromala v poštni nabiralnik, četudi so nam bila poslana v vednost. Posledica takšnega nepremišljenega pošiljanja sporočil je, da velikokrat po nepotrebnem povzročajo stres pri prejemnikih, še posebej pri tistih, ki zaradi ogromne količine prejete e-pošte preprosto ne obvladujejo več svojega poštnega nabiralnika. Verjetno ni potrebno posebej omenjati, da zaradi nenehnega spremljanja in odgovarjanja na e-pošto trpijo ostale naloge, ki bi jih morali zaposleni izvajati med delovnim procesom.

Pod največjim pritiskom so zlasti tisti uslužbenci, ki želijo na prejeta sporočila kar se da hitro odgovoriti, saj bi naj bil to nenazadnje tudi del bontona. Ob veliki količini dnevno prejetih sporočil je še kako priporočljivo biti preudaren. Potrebno je namreč ločiti prioritetna od manj pomembnih sporočil in temu ustrezno reagirati. To seveda pomeni, da je priporočljivo čim prej odgovoriti na najpomembnejša sporočila in da lahko tista z nižjo prioriteto pridejo na vrsto za obravnavo tudi z nekaj urnim zamikom. Ob vsem tem je potrebno imeti v mislih tudi sodelavce in procese, ki se trenutno izvajajo, saj si verjetno ne bi želeli, da bi zaradi vaše ležernosti pri odgovarjanju na prejeta sporočila povzročali nepotrebne zastoje v procesih, ki se izvajajo.

Ker se čedalje več uslužbencev večinoma delovnega časa ukvarja samo še s prebiranjem in odgovarjanjem na prejeta sporočila, je nujno potrebno nekaj narediti v smeri racionalizacije interne komunikacije prek e-pošte. Ena izmed rešitev je prav gotovo spodbujanje pogovorov med zaposlenimi, komunikacije prek telefona ali pa s pomočjo programov za promptno izmenjavo sporočil (Skype, MSN). Racionalnejša uporaba e-pošte bi namreč poleg izboljšanja produktivnosti vplivala tudi na medosebne odnose, saj bi se lahko zaradi pristnejših stikov kot posledica medsebojne osebne komunikacije izboljšala klima v samem podjetju ter hkrati utrdile prijateljske vezi med zaposlenimi.

Če ukrepi za spodbujanje racionalne uporabe e-pošte ne bi padli na plodna tla, bi se lahko uporabila skrajna metoda – dan brez e-pošte. Glede na to, da je petek običajno najmanj stresen dan med delovnim tednom in da v velikem številu podjetij na ta dan upoštevajo »casual friday« pravilo (dan brez oblek in kravat), se kar naravnost ponuja kot tisti najbolj primeren dan za takšen poizkus.

Če mislite, da so ideje o dnevu brez e-pošte utopične in da bolj predstavljajo pritisk na zaposlene kot kaj drugega, se motite. Po navedbah revije Businessweek so poizkuse že začela izvajati podjetja kot so Intel (pilotski preizkus med 150 inženirji), US Cellular, PBD Worldwide Fulfillment Services in Deloitte and Touche. Podjetje PBD je tako npr. v letu in pol z uvedbo dneva brez e-pošte zmanjšalo število poslanih sporočil med svojimi 400 zaposlenimi za 75 odstotkov. V podjetju U.S. Cellular, ki ima 7.000 zaposlenih oseb pa so ob petkih uvedli dan brez e-pošte saj so prišli do ugotovitve, da so njihovi uslužbenci porabili v povprečju uro in pol za pregledovanje in odgovarjanje na e-pošto. Posledice ukrepanja so se pokazale zelo hitro, saj so se lahko zaposleni veliko bolj in predvsem kvalitetnejše začeli posvečati problemom svojih strank.

Nekaj napotkov za izboljšanje interne komunikacije prek e-pošte

  • Ne dolgovezite. Pišite kratko in jedrnato. Zaradi večje preglednosti sporočila uporabljajte odstavke in alineje.
  • S čim manj stavki skušajte zajeti odgovore na vprašanja kot so “kdo”, “kaj”, “kje”, “kdaj”, “zakaj” in “kako”.
  • Uvedite interna pravila oziroma priporočila komuniciranja prek e-pošte.
  • Kako pomembno je sporočilo za prejemnika lahko poveste že v naslovni vrstici (subject line). Uporabite interno rangiranje (npr. 1-visoka prioriteta, 2-srednja prioriteta, 3-nizka prioriteta) seveda skupaj z naslovom, ki odraža bistvo sporočila.
  • Ko odgovarjate na sporočila, uporabite “Reply All” samo v najnujnejših primerih.
  • Sporočila naj ne presegajo 100 besed.
  • Preden pošljete sporočilo preverite njegovo obliko in vsebinsko jasnost.
  • Besedne okrajšave (BTW, THX, ipd.) in sleng uporabljate v takšni meri, da ne bo trpela jasnost sporočila.
  • Ne pošiljajte zahvalnih sporočil po nepotrebnem.
  • Če se po 3-5 poslanih sporočilih v katere je udeleženih več oseb ne morete dogovoriti, je najbolje da skličete sestanek.
  • Če je na isto temo nastala dolga veriga sporočil, je na koncu več kot priporočljivo, da tisti, ki je odprl temo, napiše povzetek dogovorjenega.

Objavljeno v reviji Poslovna dinamika, september 2008

Zaznamki

Leave a Reply

Your email address will not be published.

top