Najboljši intraneti leta 2001

Skupne značilnosti intranetov, ki so prišla v ožji izbor na tekmovanju za prestižni naslov najboljšega intranetnega projekta za leto 2001 so: enostaven dizajn, pregledna navigacija, uporabnost strani, učinkovita aplikacija za upravljanje z vsebino ter orodja ki omogočajo medsebojno sodelovanje in komunikacijo zaposlenih.

V 90-ih letih so bili korporacijski intraneti videti bolj kot preizkusni poligoni kot resna poslovna orodja, ki bi bila gonilo produktivnosti zaposlenih. Kaotičnost, slab dizajn ter nelogična struktura strani so v večini primerov botrovali k temu, da so zaposleni porabili precej časa preden so našli informacije ali podatek, ki so ga iskali. Zaposleni tako niso imeli na voljo prednosti, ki bi jih naj uporaba intraneta prinašala: boljšo komunikacijo ter možnost učinkovitega medsebojnega sodelovanja. Primanjkovalo je tudi motivacije, ki bi jih spodbujala k večji in pogostejši uporabi intraneta. V zadnjih letih se stanje ni bistveno spremenilo, je pa opazen trend po sprejemanju preprostosti in po večji uporabnost intranetnih strani.

Poročilo o tekmovanju za prestižni naslov najboljšega intranetnega projekta za leto 2001, ki ga je izvedla Nielsen Norman Group, in ki ga dobite za 55 dolarjev na naslovu http://www.Nngroup.com/reports/intranet/2001 predvideva, da bodo v prihodnjem letu podjetja začela še bolj resno jemati intranet in da bodo izboljšala njegovo uporabnost ter tako povečala produktivnost zaposlenih. Med več kot 50 nominiranci, ki je jih je prijavilo na tekmovanje, je strokovna komisija na podlagi osmih kriterijev v ožji izbor uvrstila projekte naslednjih podjetij: Andersen, BC Hydro, Cisco Systems, Fidelity Investments Canada, Interactive Applications Group, Luleĺ University of Technology, Pearson Technology Centre, Science Applications International Corporation, Silverorange in United States Department of Transportation.

Razvidno je, da se lahko dobri intraneti najdejo ne glede na lokacijo podjetja, njegovo dejavnost in število zaposlenih. Intranet ni primeren samo za večja podjetja in tista z dislociranimi enotami. Število zaposlenih ali lokacijska razpršenost podjetja nista edini in morda niti ne najpomembnejši merili. Upoštevati je potrebno tudi druga merila, kot so poslanstvo, dejavnost, kultura in obstoječe informacijske tehnologije v organizaciji.

 

POENOSTAVITEV IN STANDARDIZACIJA

Iz vseh preučevanih primerov izstopata dva trenda: dober intranetni projekt je osredotočen na preprostost in na kreiranje poenotene navigacije ter uporabniškega vmesnika, ki je enoten za vse oddelke in poslovne enote v podjetju.

Za razliko od prejšnjih let so oblikovalci poenostavili iskanje, hkrati pa iskalno polje dali na vidno mesto. Odstranili so tudi mnogo funkcij, ki jih uporabniki niso pretirano uporabljali ter zmanjšali so število grafičnih elementov, ki se prikažejo na strani z namenom čistega dizajna v zaznavi in pogledu.

 

INTRANET KOT ORODJE SODELOVANJA IN KOMUNIKACIJ

Zaznan je znatno večji poudarek na intranetu kot orodju za medsebojno sodelovanje, ki omogoča izmenjavo informacij med zaposlenimi s pomočjo diskusijskih skupin. V podjetjih so začeli intenzivno vzpodbujati komunikacijo med različnimi oddelki znotraj podjetja in med zaposlenimi ter objavo novic in drugih potencialno zanimivih informacij za različne ciljne skupine. Tako se je znatno izboljšal pretok informacij znotraj podjetja, hkrati pa so se znižali tudi stroški poslovanja.

 

UPRAVLJANJE VSEBINE

V preteklosti so ljudje brez specifičnih tehničnih znanj težko objavili informacijo na intranetu. Običajno je bilo, da so zaposleni objavljali informacije v nestrukturirani obliki in da jih nobeden razen njih samih ni mogel najti na intranetu. Iskanje uporabnih informacij je tako postal pravi podvig. Ker je bila sama organizacija vsebin in informacij ter njihova objava prepuščena uporabnikom, ki so lahko počeli kar so hoteli, je intranet deloval zelo kaotično.

Intranet kot integralni del informacijskega sistema organizacij mora biti bolje organiziran in urejen. Za voljo tega, je uporaba dobrega sistema za upravljane vsebine (SUV), ena od pomembnih prednosti za vse zaposlene, saj povečuje njihovo kreativnost, hkrati pa jim omogoča samostojno objavo vsebine na intranetu v standardizirani obliki. Da ne bi vsak sam oblikoval vsebino svojih spletne strani in prispevkov ki jih želi objaviti ter tako prispeval h konfuznosti in nepoenotenosti intraneta, se s pomočjo SUV vse informacije preoblikujejo v primerno obliko in poenoteno objavijo na intranetu. Poglavitna skrb za zaposlene je tako samo vsebina in ne več oblika.

 

8 KRITERIJEV

Kot smo že omenili je ocenjevanje potekalo na podlagi osmih kriterijev: preprost izgled, enostavna navigacija, konsistentna navigacija čez vse strani, vidno iskalno polje, enostavno iskanje, ne predolg in dobro napisan tekst na vsaki strani, jasne povezave, jasne oznake. Pri vsakem kriteriju je podjetje lahko dobilo od 0 do 3 točke. Podjetje, ki je zbralo največ točk, se je uvrstilo na prvo mesto.

Največ točk, 19 od 24, je zbralo manjše kanadsko podjetje Silverorange (www.silverorange.com), ki se ukvarja z razvijanjem spletnih aplikacij. Kot pravi Steven Garrity, kreativni direktor podjetja, je bilo njihovo gonilno vodilo pri razvoju intraneta, da se ga uporabniki tudi ob dnevno dvajsetkratni uporabi ne morejo naveličati gledati in uporabljati.

 

ZMAGOVALEC – SILVERORANGE

Najbolj jasna in preprosta oblika med vsemi ocenjevanimi deli, enostavna in logična navigacija, jedrnato poimenovane glavne kategorije, ki so vseskozi prisotne na ekranu ter dobro vidno iskalno polje so osnovne značilnosti zmagovalnega intraneta. Cilj, ki so ga hoteli z implementacijo intraneta doseči je bil izboljšanje komunikacije med zaposlenimi in njihovimi partnerji ter strankami.

Intranet so zgradili na osnovi diskusijskih skupin, ki so jim dodali še orodja za pošiljanje sporočil, za kreiranje liste opravil, za objavo novic in poročil, za urejanje uporabnikovega profila ter za kreiranje koledarja aktivnosti. Intranet jim odlično služi kot komunikacijsko orodje pri razvoju, izvedbi, nadzoru in analizi različnih projektov. Informacije se lahko pripenjajo k vsakemu projektu posebej, obstaja možnost horizontalne in vertikalne kontrole dostopa do podatkov, kar pomeni da imajo dostop do informacij samo tisti zaposleni, ki sodelujejo pri projektu. Za upravljanje z vsebino določenega projekta skrbi nekdo od udeležencev projekta, ki se mu predhodno dodelijo vse pravice in odgovornosti.

Za intranet so razvili tudi inovativno orodje, ki uporabnikom omogoča samostojno objavo njihovih fotografij v standardizirani velikosti 50 x 50 točk, ne glede od originalne velikosti fotografije. S tem so vsakemu objavljenemu sporočilu dodali bolj osebno noto, hkrati pa dodali vizualni namig za asociacijo s sporočilom, ki je prišlo od določene osebe.

Uporaba intraneta kot ekstraneta jim omogoča neposredne stike in lažjo komunikacijo s poslovnimi partnerji na različnih koncih sveta, hkrati pa jim ponuja tudi obilo novih poslovnih priložnosti. Intranet je tako zamenjal uporabo e-pošte za komunikacijo znotraj podjetja in s strankami, hkrati pa ima tudi vlogo nekakšnega skladišča, saj se vsa sporočila, podatki, projekti, opravila ipd. sproti arhivirajo.

 

PRIPOROČILA ZA RAZVOJ INTRANET PROJEKTOV

Nielsenova raziskava je med preučevanimi podjetji ugotovila, da se je po redizajnu njihovih intranetov konec 90-ih let in ob upoštevanju karakteristik, ki bi jih naj imel dober intranet, povečala uporaba intraneta med zaposlenimi v povprečju kar za 98 odstotkov. Z drugimi besedami povedano, podjetja lahko približno za dvakrat povečajo koristi, ki jih imajo od investicij v intranet, če namenijo majhen del investirane vsote v izboljšanje dizajna in funkcionalnosti strani. Poročilo na koncu predlaga tudi nekaj priporočil, ki bi jih naj podjetja upoštevala pri razvoju intraneta.

  1. Kreiranje uporabnikovega profila
    Prednost oblikovanja intraneta nasproti ekstranetu je v tem, da lahko natančno poznamo uporabnikove potrebe in želje, njihovo stopnjo znanja ter izkušnje in vsakodnevna opravila, ki jih opravlja ter orodja, ki jih mora pri svojem delu uporabljati, saj se uporabnik nahaja znotraj podjetja.
  2. Upoštevanje dostopnosti
    Posamezna stran bi naj zaradi hitrega nalaganja vsebine ne obsegala več kot 50 kb. To potrjuje tudi večina zaposlenih v preučevanih podjetjih, saj meni, da je dober dizajn tisti, ki se hitro nalaga tudi preko počasnih modemskih povezav. Pomembno je tudi to, da je čimveč iskanih strani in orodij samo en klik daleč ostale pa ne smejo biti oddaljene več kot tri klike. Oblikovaci intraneta bi morali pri razvoju upoštevati tudi ljudi z omejenimi motoričnimi zmožnostmi ter ljudi s slabim vidom. Zaradi tega naj strani ne bi vsebovale preobilo grafičnih elementov, majhnih črk, premajhnih razmikov med povezavami in tekstom ter majhnih elementov na katere je potrebno klikati.
  3. Dovoljenje uporabnikom za upravljanje z vsebino
    Uporabniki potrebujejo in hočejo imeti na voljo sveže informacije. Da bi bile informacije ažurne in uporabne, mora biti uporabnikom zagotovljen način za preprosto dodajanje in urejanje informacij.
  4. Izvajanje enostavnih vrednotenj uporabnosti
    V raziskavi, ki jo je izvedla Nielsen Norman Group, je opazen presenetljiv primanjkljaj konsistentnega testiranja uporabnosti intranetnih sistemov. Ekipa ljudi, ki je zadolžena za razvoj intraneta mora čimbolj pogosto opazovati zaposlene pri uporabi intraneta, saj bi le tako lahko odkrila in odpravila morebitne pomanjkljivosti, ki so bile storjene pri zasnovi dizajna, navigacije ter ostalih elementov, ki jih vsebuje intranet. 

 

<okvir>

POGLAVITNE ZNAČILNOSTI IN ORODJA KI BI JIH NAJ IMEL VSAK INTRANET

  1. Standardizacija dokumentov
    Dokumenti se morajo shranjevati v nekem standardizirani formatu tako, da uporabniki nimajo težav z njihovim odpiranjem in prikazovanjem.
  2. Omejen dostop
    Dostop do intraneta mora biti zaščiten z geslom. Določiti je potrebno varnostno politiko, ki postavlja pravila in procese za restriktivno uporabo virov. Odločitve o zaščiti specifičnih informacij morajo sprejeti tisti, ki so za te informacije odgovorni. Varnost mora biti kompromis med zaprtostjo in odprtostjo, med stroški in koristmi, med poslovnimi zahtevami in tveganjem.
  3. Logična organizacija vsebine
    Dokumenti morajo biti logično razvrščeni v primerne kategorije, navigacija med stranmi mora biti enostavna in razumljiva.
  4. Koledar dogodkov
    Orodje, ki omogoča zaposlenim lažje načrtovanje sestankov, dogodkov in drugih pomembnih zadev.
  5. Table sporočil
    Zaposleni lahko izražajo svoja mnenja ter izmenjujejo ideje med seboj.
  6. Adresar
    Seznam kontaktnih informacij o zaposlenih, poslovnih partnerjih, strankah.
  7. Iskalnik
    Iskanje po ključnih besedah je bistvenega pomena, saj zagotavlja učinkovito poizvedovanje med množico dokumentov ter hiter dostop do željenega dokumenta.
  8. Orodje, ki omogoča dodajanje vsebine
    Zaposleni lahko samostojno dodajajo vsebino, ki se v poenoteni obliki objavi na intranetu.

</okvir>

 

<slika1 silverorange.jpg>

Zmagovalni intranet

<slika2 nielsen.jpg>

Jakob Nielsen, guru spletne uporabnosti ter vodja projekta Najboljši intraneti leta 2001

 

Objavljeno v reviji Moj mikro

Radoš Skrt

Mag. Radoš Skrt je specialist za Google in Facebook oglaševanje ter za optimizacijo spletnih strani (SEO). Je redni predavatelj na seminarjih in konferencah, ki obravnavajo tematiko internetnega marketinga.

V okviru svojega podjetja Nasvet.com je organiziral je tudi že več kot 50 seminarjev s področja internetnega marketinga (več na http://seminarji.nasvet.com).

Radoš Skrt je od leta 2016 tudi mednarodno certificirani DIMAQ master trener. Njegovo podjetje Nasvet.com ima že vrsto let status Google Partner ter pridobljene naslednje Googlove certifikate: Search Advertising, Mobile Advertising, Video Ads, Display Advertising, Shopping, Digital Sales.

Kliknite za podrobnejši opis referenc.

Dodaj odgovor

Your email address will not be published.

top