Elektronski zajem in arhiviranje dokumentov

21/06/2006/ Radoš Skrt / CRM, CMS, B2B / 8 komentarjev

Vsako podjetje se dnevno srečuje tako s papirno kot tudi z digitalno korespondenco; s predračuni, računi, faks sporočili, pogodbami, dobavnicami, elektronsko pošto, poslovnimi analizami ipd. Posledica številne notranje in zunanje korespondence je gora dokumentov, ki ležijo po predalih, po številnih fasciklih, po e-predalih uslužbencev in še kje.

Neustrezno urejena in shranjena poslovna dokumentacija predstavlja tako eno izmed večjih poslovnih neprijetnosti, saj zaposleni vse prevečkrat porabijo preveč časa za iskanje določenih informacij ali podatkov, ki se nahajajo v dokumentih, ali pa kar je še huje, sploh ne najdejo dokumenta, ki bi jim prišel še kako prav pri njihovem delu. Zaradi tega ostane veliko znanja in nadvse uporabnih informacij, ki so shranjene v dokumentih popolnoma neuporabnih. Da niti ne omenjamo tega, da je neurejeno poslovno dokumentacijo povrh vsega še težko obvladovati in nadzorovati pred nepooblaščenimi vpogledi.

Če želi podjetje poiskati odgovore na vprašanje kot so: kako na najbolj učinkovit način dostopati do dokumentov, kako pospešiti pretok in črpanje informacij, ki se nahajajo v poslovnih dokumentih, kako dobiti pravo informacijo ob pravem času, kako zmanjšati stroške poslovanja, ki nastanejo kot posledica neurejene in nepravilno shranjene poslovne dokumentacije, potem mora zagotoviti učinkovito ravnanje z dokumenti. Dejstvo je, da je brez učinkovitega sistema za upravljanje z dokumenti (Document Management System – DMS), ki zagotavlja hitrejši pretok dokumentov, učinkovit dostop do dokumentov in informacij v trenutku, ko jih potrebujemo ter njihovo sistematično arhiviranje, težko nadzorovati množico dokumentov v podjetju.

Prednosti sistema za upravljanje z dokumenti

Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov prinašajo poleg izboljšanja operativne učinkovitosti zaposlenih tudi več prednosti, ki jih upravljanje z dokumenti v papirni obliki ne pozna:

• Omogočen je popoln nadzor in sledljivost nad dokumenti.
• Odpravljeno je fotokopiranje in fizično dostavljanje dokumentov različnim osebam na različne lokacije.
• Omogočeno je enostavno prikazovanje in pregledovanje dokumentov kot tudi hkratno vpogledovanje.
• Ker so dokumenti digitalizirani in ker se nahajajo na strežniku so prek spletnega vmesnika dosegljivi kadarkoli in od koderkoli (tudi geografsko oddaljenim uporabnikom).
• Delo z dokumenti je poenostavljeno, iskanje dokumentov in informacij je izredno hitro in enostavno.
• Omogočeno je varno arhiviranje velikih količin dokumentov.
• Določimo lahko več nivojev dostopa oziroma različne pravice uporabnikov.
• Ne potrebujemo dodatnega prostora za shranjevanje dokumentov.

Zaradi vseh naštetih prednosti so sistemi za upravljanje dokumentov nedvomno prava rešitev za tista poslovna okolja kjer je potrebno obvladovati velike količine dokumentov in nestrukturiranih informacij, ob tem pa zagotavljati revizijsko sled, varnost dostopa in minimiranje potrebnega časa za posamezne operacije, ki jih zahteva delo z dokumenti. V osnovi lahko sistem za upravljanje z dokumenti (DMS) razdelimo na tri podsklope:

1. elektronski zajem dokumentov – zajem (skeniranje) papirnate dokumentacije – optično prepoznavanje znakov – razvrščanje dokumentov – indeksiranje – verifikacija (končna kontrola zajetih podatkov)

2. obvladovanje delovnih tokov (Workflow) – definiramo pravila uporabnikov v procesu – definiramo vloge uporabnikov v procesu – definiramo poti dokumentov

3. arhiviranje in upravljanje z dokumenti – kontrola dostopa do dokumentov – vhodno/izhodna kontrola nad dokumenti – kontrola verzije dokumenta – kontrola sprememb nad dokumenti

Na splošno lahko torej rečemo da zagotavljajo sistemi za elektronsko upravljanje z dokumenti enostavno skeniranje, zajemanje in razvrščanje dokumentov, kontrolo nad njimi ter varno arhiviranje. Ker se na trgu pojavljajo tako sistemi za upravljanje z dokument kot sistemi za arhiviranje in ker jih zaradi podobnih funkcionalnosti veliko uporabnikov zamenjuje, je potrebno opozoriti na bistvene razlike med obema sistemoma.

Funkcijo elektronskega zajema in arhiviranja dokumentov lahko opravlja popolnoma samostojen sistem. Lahko pa nastopa omenjeni sistem tudi kot osnovni podsistem v celovitem sistemu za upravljanje dokumentov. Bistvena razlika med obema sistemoma je v tem, da se sistemi za upravljanje dokumentov ne omejujejo samo na skeniranje ter arhiviranje dokumentov ampak da omogočajo tudi kreiranje, urejanje, objavo, nadzorovano distribucijo in uporabo elektronskih (npr. Office) dokumentov, ki so nastali kot plod skupinskega sodelovanja več uporabnikov.

1. Elektronski zajem dokumentov
Bistvo elektronskega zajema dokumentov je njihova digitalizacija ter razvrščanje dokumentov glede na tip in namembnost. Postopek zajema dokumentov lahko razdelimo na več faz in sicer na:

• prevzem dokumentov
• predpripravo dokumentov za skeniranje
• skeniranje dokumentov
• optično prepoznavanje znakov
• klasificiranje in indeksiranje dokumentov
• verifikacijo dokumentov
• vzpostavitev prvotnega stanja dokumentacije
• vrnitev dokumentov naročniku
• predajo končnih izdelkov na želenem mediju

Kot ste verjetno iz do sedaj prebranega že sami lahko spoznali, je pretvorba papirne dokumentacije v digitalno obliko temeljni pogoj za učinkovito uporabo sistema za upravljanje z dokumenti. Digitalizacija dokumentov in zajem podatkov z dokumentov sta nujno potrebna postopka, če želimo povečati hitrosti obdelave poslovnih dokumentov ter povečati učinkovitost zaposlenih. Predno se lotimo procesa digitalizacije oziroma skeniranja dokumentov pa je potrebno le-te fizično pripraviti za nadaljnjo strojno obdelavo.

Dokumente je namreč potrebno zložiti iz registrarjev in map ter jim po potrebi odstraniti vse sponke in ostale trde delce, kot tudi razna vezna sredstva, ki bi lahko ovirala postopek optičnega branja. Pred postopkom skeniranja je potrebno izvesti še ti. vsebinsko pripravo dokumentacije, pri kateri razdelimo dokumente na logično povezane vsebinske sklope. Dokumenti morajo namreč biti pripravljeni za digitalizacijo v določenem zaporedju, saj lahko le v tem primeru zagotovimo optimalno indeksacijo. V fazi vsebinske priprave je koristno poskrbeti tudi za opremljanje vodilnega lista vsebinske celote (dokumenta ali dosjeja) s črtno kodo ali s katerim drugim elementom (npr.grafični simbol, tekst), ki bo zagotavljal avtomatsko identifikacijo ob skeniranju.

Shematični prikaz posameznih faz postopka optičnega branja (Vir: http://www.mikrocop.com) Ko so dokumenti fizično pripravljeni za digitalizacijo in so opremljeni z identifikacijskim elementom se prične postopek skeniranja. Rezultat digitalizacije dokumentov, ki jo opravljamo s procesom skeniranja, so grafične datoteke različnih formatov (tiff, jpg, pdf), ki jih z uporabo OCR (Optical Character Recognition) tehnologije za razpoznavanje posameznih znakov pretvorimo v podatke, ki se nahajajo v tekstovni obliki. Pogostokrat se podjetja poslužujejo tudi ICR (Intelligent Caracter Recognition) tehnologije, ki je sposobna poleg strojnih pisav prepoznati tudi rokopis.

V primerih, ko bi želeli pretvoriti v digitalno obliko tudi določene tipe anket in vprašalnikov (kjer samo obkrožimo ali prekrižamo želeni odgovor) pa pride še kako prav OMR (Optical Mark Recognition) tehnologija, ki razpoznava označbe na obrazcih v smislu označeno ali neoznačeno. Pri zajemu dokumentov velja omeniti še to, da se proces prepoznavanja znakov lahko izvaja za celoten dokument ali samo za izbrane dele dokumenta. Poznamo tri načine skeniranja oziroma zajemanja dokumentov:

1. Paketno zajemanje dokumentov. Gre za masovni zajem dokumentov, ki sicer niso vsebinsko povezani, imajo pa neko določeno skupno lastnost, po kateri jih lahko pozneje iščemo v arhivu (primer: računi, izstavljeni v določenem časovnem obdobju).

2. Dosjejsko zajemanje dokumentov. Za dokumente v dosjeju je značilno, da kljub temu da nastajajo v povsem različnih časovnih obdobjih, pripadajo določenemu poslovnemu dogodku.To pomeni da se z vsebinskega vidika medsebojno povezujejo in dopolnjujejo. Med najbolj tipične predstavnike tovrstne skupine dokumentov lahko uvrščamo pogodbeno in kadrovsko dokumentacijo.

3. Zajem posamičnih dokumentov predstavlja najzahtevnejši proces zajema in obdelave dokumentov, saj se vsak dokument obravnava kot zaključena celota. Vsak dokument skeniramo posebej in ga opremimo s toliko atributi, da ga je ob poizvedbah mogoče enoznačno poiskati.

Poleg različnih načinov skeniranja pa je izvedba procesa skeniranja odvisna tudi od tipa dokumentov. Glede na različne tipe dokumentov mora biti zagotovljen zajem podatkov tako iz strukturiranih, polstrukturiranih in nestrukturiranih dokumentov. Za strukturirane dokumente med katere uvrščamo različne vrste obrazcev (npr. plačilni nalogi, obrazci za DDV) je značilno, da se podatki, ki jih želimo zajeti, nahajajo vedno na istem mestu. Rezultati strojnega zajema so zato pri strukturiranih dokumentih najboljši, saj natanko vemo, kateri podatek iščemo in kje na dokumentu se nahaja.

Za polstrukturirane dokumente (npr. računi, naročilnice, dobavnice, tovorni listi, je značilno da so iste vrste podatkov (datum, številka računa, davčna številka, znesek) zaradi različnih oblik dokumentov na zelo različnih mestih. Ker pri polstrukturiranih dokumentih natančno vemo katere podatke iščemo, ne znamo pa določiti njihove natančne pozicije, mora biti pri strojnem zajemu vsebine takšnega dokumenta v tehnološko rešitev vgrajena neka logika, ki bo znala poiskati mesto na dokumentu, kjer je iskani podatek. V skupino nestrukturiranih dokumentov pa lahko uvrstimo večino poslovne korespondence. Uspešna strojna prepoznava je za omenjeno skupino dokumentov najtežja saj ne vemo kateri podatki so pomembni za zajem, niti tega na katerem mestu v dokumentu se nahajajo.

Kontrola kvalitete

Da bi možnost potencialnih napak zmanjšali na minimum, se že med samim postopkom digitalizacije izvaja strojna kontrola kvalitete skeniranih dokumentov s pomočjo katere preverjamo prepoznavnosti vsebine. V primeru, da nas sistem opozori na nepravilno zajete podatke se strojni zajem podatkov lahko dopolnjuje z ročnim vnosom manjkajočih podatkov ali z ročnim popravljanjem napačno prepoznane vsebine. Da bi bila kvaliteta skeniranih dokumentov kar se da neoporečna poskrbi še zadnja varovalka, ko se po končanem postopku skeniranja opravi še vizualna kontrola kvalitete skeniranih dokumentov.

Klasificiranje in indeksiranje dokumentov
Po opravljenem optičnem prepoznavanju lahko dokumente razvrstimo (klasificiramo) v skupine glede na določene specifične lastnosti in elemente, ki jih neka skupina dokumentov vsebuje. Kot smo že omenili, se lahko zaradi lažjega kasnejšega iskanja dokumentov, vsakemu skeniranemu dokumentu dodajo izbrani atributi oziroma identifikacijske oznake dokumentov. Atributi se lahko dodajajo ročno, delno avtomatično (en del podatka se vnese ročno, drugi del pa se samodejno črpa iz že obstoječe baze podatkov) ali popolnoma avtomatično. Proces dodeljevanja atributov se imenuje indeksiranje, pridobljene podatke pa imenujemo meta podatki ali indeksni podatki. Ti podatki nosijo informacijo o dokumentu, ki je potrebna za poznejšo obdelavo oziroma predstavlja ključ za poznejše iskanje in pregledovanje dokumenta (primer: pri računih se lahko npr. indeksirajo naslednji elementi: datum, številka računa, valuta, znesek in davčna številka). Po končani indeksaciji so elektronski dokumenti pripravljeni za uvoz v dokumentni sistem in so primerni za nadaljnjo elektronsko obdelavo. Celoten postopek skeniranja se zaključi z vzpostavitvijo prvotnega stanja dokumentacije, z njeno vrnitvijo naročniku in s predajo digitaliziranih dokumentov na želenem mediju.

2. Upravljanje delovnih tokov
Sistem za upravljanje z dokumenti omogoča urejenost poslovne dokumentacije, nadzor nad dokumenti, hitro dostopnost do dokumentov in predvsem enostavnost upravljanja. Z uvedbo sistema za upravljanje z dokumenti bo postalo delo s poslovno dokumentacijo, pretok dokumentov in iskanje le-teh enostavneje, cenejše in hitrejše, kar bo v veliki meri vplivalo na znižanje stroškov poslovanja in povečanje učinkovitosti dela. Ko govorimo o upravljanje delovnih tokov (Workflow) imamo v mislih avtomatiziranje pretoka dokumentov in informacij v delovnem procesu. V tem procesu moramo določiti delovne postopke glede na sodelujoče in njihove naloge, opredeliti način kroženja dokumentov tako med delovnimi skupinami kot tudi med posameznimi uporabniki, ter določiti vhodne in izhodne vrednosti. Pravo uporabno vrednost bo sistem za upravljanje in arhiviranje dokumentov dobil šele takrat, ko bo zagotovljen kontroliran in hiter pretok dokumentov v vseh fazah poslovnih procesov v podjetju.

3. Elektronsko arhiviranje dokumentov
Elektronsko arhiviranje predstavlja najpomembnejši del sistema za celovito upravljanje z dokumenti. Osnovni namen elektronskega arhiva je urejena hramba dokumentov, ki so že od svojega nastanka izključno v elektronski obliki ali pa so bili kasneje digitalizirani. Poleg hrambe dokumentov pa morajo arhivski sistemi zagotavljati nadzor in upravljanje z vsemi fazami življenjskega cikla dokumentov, kot tudi zagotavljati visoko stopnjo varnosti in zanesljivost delovanja sistema. Varnost in zaščito objektov v elektronskem arhivu lahko zagotavljamo s sistemom avtentikacije ter avtorizacije uporabnikov, ki se lahko izvaja na različnih ravneh – od celotnega arhiva do posameznega dokumenta. Pri samem upravljanju arhiva je tako potrebno opredeliti tudi kdo ima pravico dostopa do posameznega dokumenta, koliko časa se bo posamezen dokumenta hranil v arhivu in na kakšen način se bo kasneje izločil iz arhiva. Sodobnejše arhivske sisteme je mogoče nadgraditi še s sistemom za upravljanje dokumentov. Celovito obvladovanje dokumentacije s pomočjo sistema za upravljanje z dokumenti omogoča:

• kreiranje in urejanja dokumentov

• nadzor nad verzijami dokumentov

• kontrola sprememb nad dokumenti

• distribucijo in objavo dokumentov v spletnem okolju

• elektronsko odobritev dokumentov

• elektronski podpisovanje dokumentov

• obveščanje uporabnikov o dokumentih

Prednosti elektronskega arhiviranja
Elektronski arhiv ima veliko prednosti pred klasičnim sistemom arhiviranja, saj med drugim omogoča učinkovitejšo kontrolo nad uporabo dokumentov (beleži se lahko vsak vpogled, sprememba ali izpis dokumenta, kar zagotavlja revizijsko sledljivost skozi ves čas hrambe), časovno in krajevno neodvisno dostopnost do dokumentov, njihovo varno hranjenje. Ker lahko zaposleni dostopajo do dokumentov prek spletnega vmesnika odpadejo stroški posredovanja, razmnoževanja in razpošiljanja dokumentov, ki so povezani s klasičnim načinom arhiviranja dokumentov. Elektronsko arhiviranje dokumentov zagotavlja podjetju tudi ogromne prihranke časa in denarja, saj se lahko zaposleni zaradi učinkovitejšega dostopa do dokumentov in preprostega ter hitrega iskanja informacij, posvečajo pomembnejšim opravilom ter tako posledično povečujejo tudi učinkovitost celotnega poslovanja podjetja. Če so papirni dokumenti tudi po nekaj deset letih v arhivu popolnoma berljivi, pa na žalost tega za elektronske dokumente ne moremo trditi. Zaradi omejene obstojnosti računalniških medijev in spreminjajočih se standardov, se pri elektronskem arhivu zahteva nenehna skrb in vzdrževanje. Ker se za dokumente, ki se nahajajo na začetku življenjske poti pričakuje, večje število dostopov oziroma vpogledov v njihovo vsebino, je zaželjeno, da se nahajajo na hitrih magnetnih medijih (npr. računalniški diski). Po določenem časovnem obdobju, ko se zmanjša njihova »popularnost«, pa jih lahko prenesemo na počasnejše medije (npr. na optične diske), ki zagotavljajo daljšo obstojnost zapisanih objektov.

Zajem vhodne pošte ali dokumentov v Cetisu.
Cetis nudi storitev zajema papirne dokumentacije in njene hrambe v fizični ali elektronski obliki. V okviru storitev ponuja masovno digitalizacijo in zajem podatkov iz raznovrstne dokumentacije, kot so obrazci, pristopnice, vhodni računi, pravni dokumenti (npr. sklepi o izvršbah) ter posredovanje metapodatkov in skenogramov v naročnikov informacijski sistem ali v akreditiran elektronski arhiv.Za uporabnike, ki skeniranje izvajajo sami, lahko Cetis s pomočjo naprednih OCR tehnologij in kontrolorjev ponudi le parcialno storitev zajema podatkov iz skeniranih dokumentov (npr. branje identifikacije, datumov, neto, bruto, DDV zneskov, davčnih številk iz skeniranih računov). Cetis je v Sloveniji eden redkih ponudnikov, ki ima s strani Arhiva RS potrjena notranja pravila za zajem in e-hrambo ter spremljevalne storitve. Podrobnejše informacije o storitvah Cetisa najdete tudi na tej povezavi.

Nakup lastne opreme ali najem storitev
Pri vzpostavitvi sistema za upravljanje dokumentov se podjetjem postavlja vprašanja ali naj investirajo v lastno infrastrukturo (nakup strojne in programske opreme) ali pa naj celotno izvedbo prepustijo usposobljenemu zunanjemu izvajalcu. Na slovenskem trgu je kar nekaj podjetij, ki ponujajo svojim naročnikom poleg digitalizacije papirnih dokumentov tudi njihovo hrambo v e-obliki, zajem podatkov iz dokumentov, storitve izdelave varnostnih kopij in še kaj.

Tovrstni specializirani ponudniki, ki razpolagajo z velikanskimi diskovnimi zmogljivostmi, ponujajo v uporabo programsko opremo za elektronsko arhiviranje ter vso potrebno informacijsko infrastrukturo. Smotrnost najema takšnih storitev je običajno z ekonomskega vidika več kot upravičena, saj so stroški uporabe najetega elektronskega arhiva običajno nižji stroški nakupa, vzpostavitve in vzdrževanja lastnega sistema za arhiviranje dokumentov. Poleg tega se je potrebno zavedati, da lahko zunanji ponudniki zaradi znanja in izkušenj, ki jih imajo, poskrbijo tudi za večjo varnost in zanesljivost delovanja storitve. Pri najemu storitev zunanjega izvajanja elektronskega arhiviranja velja poudariti, da je celotna skrb za izvedbo kot tudi skrb za sledenje tehnološkim spremembam prepuščena zunanjemu izvajalcu in njegovim usposobljenim strokovnjakom. To med drugim pomeni tudi to, da podjetju zaradi najema sistema za elektronsko arhiviranje dokumentov, ni potrebno skrbeti za dodatno zaposlovanje in izobraževanje zaposlenih.

Potrebno je poudariti tudi to, da so stroški najema storitev precej nižji, kot pri vzpostavitvi lastnega sistema, saj ima zunanji ponudnik vsa potrebna znanja poleg tega pa lahko zaradi ekonomije obsega (večje število naročnikov, veliko število ponavljajočih se opravil) svoje procese in človeške vire najbolje optimizira in s tem veliko bolj racionalizira celotne stroške. Ponudniki storitev e-arhiviranja prevzamejo pod svoje okrilje vso posredovano dokumentacijo ter v ustreznem prostoru za njo skrbijo do poteka z zakonom določenega roka hrambe ali do roka, ki je stvar medsebojnega dogovora z naročnikom. Ponudniki storitev e-arhiviranja seveda jamčijo za popolno varstvo tajnosti dokumentov in za varen dostop do dokumentov, hkrati pa seveda preprečujejo nepooblaščene vpoglede v dokumente.

Zakonodaja
Ker sta bila Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu in Zakon o arhivskem gradivu in arhivih z vidika urejanja postopkov in pogojev hrambe elektronskih podatkov in dokumentov v digitalni obliki, v mnogih pogledih pomanjkljiva, je aprila letos stopil v veljavo Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), ki celovito ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v fizični in elektronski obliki.

Zakon med drugim predpisuje pogoje, ki jih mora izpolnjevati strojna in programska oprema za elektronsko arhiviranje, pogoje in postopke spreminjanja papirne dokumentacije v elektronsko obliko ter ureja način, organizacijo, infrastrukturo in izvedbo hrambe dokumentarnega gradiva v fizični in elektronski obliki, vključno s pravnimi učinki takšne hrambe. Ker elektronske digitalne zapise ni mogoče trajno ohranjati v izvirni obliki, kot je to značilno za fizične dokumente na papirju, je z novim zakonom poskrbljeno tudi za to, da bo v primeru hrambe elektronskega gradiva dovoljeno ohranjanje enakovrednih in verodostojnih reprodukcij gradiva namesto dosedanjega izključnega ohranjanja izvirnega gradiva. Način izvajanja ter tehnološke zahteve oziroma standardi za zajem, pretvorbo, hrambo, dostop, reproduciranje oziroma ohranjanje digitalnih zapisov bodo določeni s predvidenimi podzakonski akti, ki bodo sprejeti na podlagi novega zakona.

O konkretnih primerih uporabe sistemov za upravljanje z dokumenti in sistemov za e-arhiviranje smo se pogovarjali s Simonom Golobom, vodjem prodaje dokumentnih sistemov v podjetju Cetis, grafične in dokumentacijske storitve, d.d. Širši javnosti ste poznani predvsem po tiskarski dejavnosti in kot izdelovalci potnih listov ter drugih varnostnih tiskovin. Kdaj ste zakorakali na področje upravljanja z dokumenti ter arhiviranje poslovne dokumentacije? Simon Golob: »Zelo dober povod za usmeritev na omenjeno področje je bil uspešno opravljen projekt Popis prebivalstva 2002, kjer smo pridobili zelo dragoceno znanje in veliko izkušenj s področja masovnega zajema podatkov in njihove obdelave. Danes že lahko rečemo da imamo v podjetju bogate izkušnje z elektronskim zajemom dokumentov in elektronskim arhiviranjem za potrebe gospodarstva in javne uprave.«Kakšne oblike sodelovanja ponujate podjetjem? Simon Golob: »Glede na različne lastnosti in parametre pri upravljanju z dokumenti naročnikom tudi svetujemo, katera rešitev je najbolj primerna za posamezne tipe dokumentov. V Cetisu ponujamo dve obliki sodelovanja: možnost vzpostavitve sistema na ključ ali pa izvedba zunanje storitve. Vzpostavitev sistema na ključ je primerna za zajem in arhiviranje dokumentov, ki vsakodnevno vstopajo v podjetje in so tesno povezani s temeljnimi poslovnimi procesi v podjetju. Nudimo pa tudi storitev enkratnega zajema podatkov z arhivskih dokumentov. Pri zunanjem izvajanju (tako imenovanem outsourcingu) naročnikom ni potrebno razmišljati o sredstvih in načinih urejanja dokumentnega sistema, temveč svoje želje in zahteve zaupajo usposobljenim strokovnjakom v našem podjetju.« Kakšne vrste dokumentov je smotrno pretvarjati v elektronsko obliko? Simon Golob: »Uvajanje in vse večji porast elektronskega načina poslovanja v podjetjih zahteva zajem in pretvarjanje papirnih dokumentov v elektronsko obliko. Prenos dokumentov v elektronsko obliko pomeni zmanjšanje prostorske potrebe za njihovo shranjevanje, pospešen vnos zahtevanih informacij z dokumentov v podatkovne baze, povečanje varnosti in obstojnosti dokumentov, sam dostop do njih pa je poenostavljen in izredno hiter. Zajem podatkov je mogoče izvajati na dokumentih, ki so oblikovani in tiskani povsem namensko. V Cetisu imamo tako vso potrebno infrastrukturo in znanje za pripravo oblikovne forme, tiska in pozneje tudi masovnega zajema podatkov. Izvedli smo že vrsto uspešnih projektov za različne trgovske in zavarovalniške hiše ter druga storitvena podjetja, ki dnevno zbirajo podatke o svojih bodočih komitentih s pristopnic in drugih vrst obrazcev.« Omenili ste predvsem namenske obrazce. Ali v Cetisu nudite tudi rešitve za zajem poslovne dokumentacije? Simon Golob: »Seveda. Zavedamo se pomena in količine poslovnih dokumentov, ki vstopajo ali pa jih imajo podjetja v svojih arhivih. V Cetisu imamo razvito vso potrebno opremo za kvaliteten zajem poslovne dokumentacije, tudi tiste, ki je v papirnem originalu nekoliko slabše kvalitete. Strankam tudi svetujemo, kakšen pristop ubrati glede zajema, ali je bolje izbrati zunanjega izvajalca, ali pa namestiti ustrezno programsko in strojno opremo v samem podjetju. V naši hiši nudimo obe možni rešitvi.« Kakšno programsko opremo za digitalizacijo in zajem podatkov ponujate? Simon Golob: »V Cetisu smo skupaj s tujimi partnerji razvili rešitev, ki omogoča tako paketno kot posamično obdelavo različnih vrst dokumentov. Programski paket CeDoc Capture omogoča poleg digitalizacije tudi prepoznavanje vsebine in branje podatkov z dokumentov. Dodatni modul INVOICE omogoča avtomatizirano branje podatkov z večine slovenskih računov in tudi računov drugih evropskih držav. Podatke je mogoče brati brez zamudnega in vnaprejšnjega načrtovanja predlog za posamezen tip dokumenta. Kot zanimivost naj povem, da je opravljena analiza pri naših večjih naročnikih pokazala, da so skrajšali čas pridobivanja podatkov z vhodnih računov za več kot polovico.« Kako skrbite za varnost arhiviranih dokumentov? Simon Golob: »V podjetju moramo vsekakor zadostiti zakonskim zahtevam, ki opredeljujejo področje arhiviranja poslovnih dokumentov. Cetis zaradi svoje proizvodne naravnanosti (potni listi, osebne izkaznice, bančne kartice, vizumi,…) izpolnjuje najstrožje standarde varovanja proizvodnih procesov in podjetja na sploh. Cetis je v Republiki Sloveniji edina gospodarska družba, ki je prejela Varnostno potrdilo s strani Urada za varovanje tajnih podatkov Vlade Republike Slovenije, s čimer ima potrjenje kapacitete in zmožnosti hranjenja tajnih podatkov s strani EU. Arhivsko gradivo lahko po preteku življenjske dobe tudi komisijsko uničimo v nepovratno obliko.« Kakšen pristop nudite podjetjem, ki želijo imeti rešitev znotraj podjetja? Simon Golob: »Zavedamo se, da številna podjetja zaradi varnostnih in povsem praktičnih razlogov ne bodo predala lastnih dokumentov v upravljanje zunanjemu ponudniku. V takšnih primerih je najprej potrebno izdelati koncept rešitve upravljanja z dokumenti. Pri izdelavi koncepta je pomembna analiza trenutnega stanja dokumentov in potek procesov naročnika. Iz predlaganega koncepta dobi naročnik seznam potrebnih izboljšav in smernice nadaljnjega razvoja. Koncept običajno vključuje tudi potrebno infrastrukturo za izvedbo projekta in ocenjeno vrednost investicije.« In načrti v prihodnosti? Simon Golob: »Z budnim očesom bomo spremljali novosti in prihajajoče uredbe novega zakona ZVDAGA. Prizadevali si bomo med prvimi pridobiti akreditacijo s strani države, s čimer bomo našim naročnikom zagotavljali ustreznost in pravno veljavnost tako obdelanih in shranjenih dokumentov. Naš cilj je postati v Sloveniji eden glavnih ponudnikov rešitev za pretvarjanje papirne dokumentacije v elektronsko obliko in varno arhiviranje. Pridobljeno znanje in izkušnje bomo postopoma širili tudi na tuje trge. »

Moj mikro, junij 2006

Zaznamki arhiviranje dokumentovCetise-poslovanjeindeksiranje dokumentovSimon Golob